Az írásbeli kommunikációs formák funkciójuk szerint négy csoportba sorolhatók:

• a magánélet írásbelisége: levelek, üzenetek, feljegyzések;
• a szépirodalom, a tudományos- és ismeretterjesztő irodalom;
• a sajtó (mint tömegkommunikációs eszköz), reklám-irodalom;
• a hivatalos írásbeli formák.

A hivatalos (hivatali) írásbeli kommunikáció minden formájánál alapvető követelmény:

• a pontosság;
• a rövidség (helyes szerkesztés);
• a világosság (stílus, fogalomhasználat);
• a helyesírás.

A munkaterv lehet egyéni vagy kisebb-nagyobb munkacsoport tevékenységére épülő, egy munkafolyamat részére, részeire, vagy egészére irányuló, ezzel összefüggésben napi, heti, havi, féléves vagy éves időintervallumra kiterjedő.

A munkaterv bevezetője tartalmazza:

• ki (kik) végzik el a feladatokat;
• a munka tartalmi megjelölését;
• az időintervallum meghatározását.

A munkaterv tartalmi szerkezete (második része) tartalmazza:

• a részfeladatokat;
• a határidőket;
• a felelősöket.

A munkaterv befejezése tartalmazza:

• a tárgyi feltételek felsorolását;
• az értékelés mikéntjét.

A munkaterv készítésének csak akkor van értelme, ha ténylegesen segít a munkafolyamatok megszervezésében, áttekintésében és értékelésében.

A jelentés típusai:

• esszé,
• értekezés,
• kutatási jelentés,
• műszaki jelentés,
• vezetői jelentés.

A típus megválasztása függ a jelentés céljától, a jelentés tartalma pedig a cég és a munkafolyamat milyenségétől.

A jelentésírás négy munkafázisa:

• Előkészületek:
• a téma, a jelentés területének és céljának megállapítása;
• az olvasó (olvasók) igényeinek számbavétele;
• adatgyűjtés (írásban): olvasott anyagok, írásművek, tények, értékek, megfigyelések, beszélgetések (konzultációk), kísérletek.
• A jelentés összegyűjtött anyagának elrendezése:
• szakaszok, fejezetek kialakítása (jelzésük a decimálás);
• az anyag logikus sorrendbe állítása a szakaszokon, fejezeteken belül.
• Az illusztráció (vizuális megközelítés) elkészítése: diagrammok, grafikonok, tábláztok, fotók stb.;
• az illusztráció szerkesztése: az elrendezett anyaghoz történő hozzárendelése;
• az illusztráció szöveges jelöléseinek magyarázatának elkészítése.
• A jelentés végleges, írásban történő megfogalmazása:
• a tartalomjegyzék összeállítása (szerkesztésben az írás elejére vagy végére történő elhelyezése);
• a bevezetés tartalmazza az írásmű céljának kifejtését, a hivatkozásokat, a jelentés főbb területeinek (témaköreinek) megjelölését;
• a jelentés tartalmát képezi a kérdések kifejtése, értékelése, következtetések levonása, javaslatok tétele a témával kapcsolatban;
• az összefoglalás rövid tartalmi kivonatot és a jövőre vonatkozó tervek felsorolását tartalmazza;
• a függelékbe tényszerű részletek kerülnek;
• a táblázatok, illusztrációk jegyzéke kerül a jelentés végére.

A címlap vagy címoldal tartalmazza:

• az írásmű címét,
• a szerző (szerzők) nevét,
• azt, hogy kinek készült,
• a jelentés számát, illetve keltezését.

A megbeszélés, a tárgyalás, az értekezlet hivatalos, verbális munkaformák lezárásaként készül jegyzőkönyv azokban az esetekben, amikor az elhangzottak és a megállapodás (döntés) pontos rögzítése féltételenül szükséges a jogi konzekvenciák miatt. A jegyzőkönyv tehát jogi értelemben vett dokumentum, ezért tartalmi és formai követelményeit pontosan be kell tartani.

A jegyzőkönyvnek - az alábbi felsorolás sorrendjében - tartalmaznia kell:

• a megbeszélés, tárgyalás stb. szervezeti megjelölését,
• a hely és az időpont megjelölését,
• a résztvevők név és funkció szerinti felsorolását,
• a megbeszélés levezetőjének (elnökének) nevét, rangját,
• a megbeszélés tárgyát, napirendi pontját vagy pontjait,
• a tárgyalás lefolyását, a megszólalások sorrendjében és névszerinti megjelöléssel (pontos szöveg szerint, ezért többnyire gyorsírással vagy magnetofon felvétellel rögzítik a helyszínen),
• a megállapodás, határozat (döntés) stb. pontos megfogalmazását,
• a ZÁRADÉK-ban sorolják fel a jegyzőkönyv további sorsát (kik és milyen célból kapják: további intézkedés, tájékoztatás stb.),
• a jegyzőkönyv-vezető(k) és -hitelesítő(k) nevét,
• a végére keltezés már szükségtelen, legfeljebb a kmf (kelt, mint fent) megjelölés.

Ha a rögzítésnek nincsenek jogi konzekvenciái, akkor a lényeges tartalmak rövid rögzítése is elegendő. Ilyenkor készülnek feljegyzések, emlékeztetők, összefoglalók stb.

A szakmai önéletrajz adott időpontban, meghatározott céllal rögzíti a legfontosabb - adatszerű - információkat egy személyiségről. A cél többnyire a munkavállalás vagy a munkakör változtatás. Akár külső, akár szervezeti egységen belüli belső információ alapján készülnek a pályázatok, azok általában tartalmazzák a szakmai életrajz mellett szükséges okiratok vagy egyéb írásos anyagok felsorolását (pl. végzettséget dokumentáló bizonyítvány eredetiben, fénykép, publikációs jegyzék stb.). Ezek alapján dől el, hogy hívják-e az illetőt személyes beszélgetésre, esetleg teszt vagy kérdőív kitöltésére.

Az alkalmazás, kinevezés, megbízás, felkérés, előléptetés - mint a munkaviszony létesítésének leggyakoribb formái - döntéselőkészítésében így kitüntetett helye van a szakmai életrajznak. A megírás előtt tehát szükséges végiggondolni, hogy mely adatokra van szükség és melyekre nincs: fontos, hogy a személyes bemutatkozást jól készítse elő.

A szakmai életrajz adatai és sorrendjük:

• név
• (leánykori név)
• értesítési cím és telefonszám
• állandó lakcím és telefonszám
• személyi adatok: születési idő (életkor)

állampolgárság

családi állapot

gyermekek száma és életkora

• iskolai végzettség, szakképzettség: oktatási-, szakoktatási intézmények, tanfolyamok és a megszerzett képesítések felsorolása időpontokkal, időrendi sorrendben
• egyéb képesítések (időpontokkal): idegen nyelv ismerete számítógép kezelési ismeretek gépkocsi vezetés
• szakmai tapasztalatok: munkahelyek és munkakörök felsorolása időpontokkal
• sorkatonai szolgálat (tartalékos tiszti rang)
• érdeklődés a szakmán kívül: sport, művészetek, hobby
• ambíció: szakmai és egyéb területen.

Néhány jó tanács:

• Célszerű akkor is fényképet mellékelni, ha külön nem kérik.
• A szakmai életrajzot szükségtelen aláírni, ha van mellette kísérőlevél vagy pályázat, amelyeket természetesen alá kell írni. Sőt célszerű a kísérő-levelet vagy a pályázatot kézzel megírni, mert ma már egyre több helyen kérik írásszakértő véleményét is a döntéshez.
• Keltezés azonban mindenképpen szükséges a szakmai életrajzra, hogy friss, aktuális voltát bizonyítsuk.
• Kerüljük az evidenciákat: pl. szükségtelen az általános iskolát vagy iskolákat felsorolni, ha ennél magasabb iskolai végzettsége van a jelöltnek, ugyanez vonatkozik a középiskolára is, kivéve ha szakképzést, illetve szakmai végzettséget is adott, vagy: ha valaki informatikai szakon végzett a főiskolán nem szükséges számítógépes ismereteit részletezni.

Az írásbeli kommunikációnak viszonylag nagy területére terjed a levelezéssel történő információcsere, kapcsolatfelvétel. A magánlevelezést leszámítva is jelentős területet fog át a nyilvános vagy hivatalos kommunikációban, hiszen meghatározott funkciójú hivatalos levelek pl. a vállalati (munkahelyi) belső levelek, a kereskedelmi levelek, a reklám-levelek, a terméktájékoztatók stb.

A kérvény egy - az egyéni érdekkel összefüggő, de - hivatalos levél, amelyben olyasmit kérek a magam (ritkább esetben hozzám közel álló rokon, barát) részére, ami a kialakult gyakorlat, rend, elfogadott normák vagy éppen jogszabályok szerint nem illetne meg, nem "járna".

A speciális cél körültekintő, s a célt ugyancsak speciális formai elemekkel szolgáló stílust, rövid, lényegretörő szerkesztést kíván.

Célszerű, ha a kérvény megfelel az alábbi elvárásoknak:

• A kérvény bal felső sarkába kerüljön a címzés:

intézmény (szervezeti egység)

név, beosztás, rang (tudományos fokozat)

székhely.

• A jobb felső sarokban lehet feltüntetni a kérés tárgyát (pl. munkabér emelésére irányuló kérés, vagy rendkívüli szabadság kérése stb.)
• Megszólítást írjunk, és ne azt, hogy "kérvény" vagy "kérelem".
• Megtisztelő stílusban (pl. Tisztelettel kérem, hogy .....), röviden, egy-két mondatban fogalmazzuk meg kérésünket, majd soroljuk fel a kérés indokait, a körülményeket, amelyek miatt a kérés teljesítése fontos nekünk, vagy amelyek miatt olyan helyzetbe kerültünk, hogy kérelemmel kell fordulnunk az illetékeshez.
• Befejezésül jelezhetjük, hogy mit tudunk a magunk részéről felajánlani, biztosítani, vállalni saját kérésünk teljesíthetőségéből vagy köszönetképpen olyan területen, ami a címzettnek lehet fontos, lényeges kérdés.
• Kerüljük az "alulírott: X.Y. ..." bevezető mondatot és a "maradok tisztelettel: ..." befejezést. Kezdhetjük bemutatkozással: "Nevem: X.Y., és azzal a kéréssel fordulok Önhöz .... stb", vagy "...arra kérem, hogy .....stb."
• A befejezés stílusához javasolható pl.:
• "Reménykedve kérésem teljesíthetőségében, tisztelettel: X, Y.", "Várom számomra kedvező válaszát, tisztelettel: X.Y.", "Kérésemet tisztelettel megismételve: X.Y.".
• Ne feledkezzünk meg a keltezés-ről, valamint az értesítési cím és telefonszám megjelöléséről.