Laswell kommunikáció-kutató híressé vált mondása: "A kommunikáció-kutatásban azt kell vizsgálni, hogy KI, MIT mond, milyen kommunikációs CSATORNÁN keresztül, KINEK és milyen EREDMÉNNYEL?" A majdnem tökéletes meghatározásból egy kérdőszó még hiányzik: a MIÉRT? Már pedig a kommunikáció folyamatát, a kommunikációs cselekvést vagy cselekvéssort olyan indíték hozza mozgásba, amely azonos a "miért"-ekre adható válasszal. A folyamat végén, annak eredményeképpen jön létre az a KAPCSOLAT, amely az egyénnek és a társadalomnak egyaránt létszükséglete. Emberi társadalom nem képzelhető el tudatosan, célirányosan tervezett és szervezett kapcsolatrendszer nélkül. Ez könnyen belátható, nyilvánvaló (evidencia), mégis alaposabban meg kell vizsgálni a "miérteket", hiszen az az érdeke minden személyiségnek, hogy minél tökéletesebben illeszkedjék be a társadalmi kapcsolatrendszerbe, s azon belül minél eredményesebb, minél hatékonyabb kommunikátor legyen.

A kommunikáció, mint a szükségletkielégítés eszköze

Minden kommunikáció valamilyen egyéni vagy társadalmi szükséglet kielégítése érdekében jön létre.

A szükséglet általános meghatározása: a szükséglet valamilyen organizmus (szervezet) kibillent egyensúlyi helyzete, amely kínos, kellemetlen feszültséget eredményez. Ha a feszültség feloldásának a feltételei adottak, vagy biztosíthatók, elindul a törekvés az egyensúlyi helyzet helyreállítására.

Az ember feszültséget oldó törekvéseit belső, célratörő cselekvésre irányuló mozgató erők irányítják, amelyeket motívumoknak nevezünk. (A fogalom a latin mozgat jelentésű igéből származik.) A motívumok ösztönzések révén alakulnak ki. Az ösztönzések lehetnek az egyénen belüli belső és az egyéntől független, de rá irányuló spontán vagy célirányos, külső eredetűek. Ahhoz, hogy a kommunikáció folyamatát előidéző, soktényezős lélektani előzményt megértsük, meg kell ismerkednünk az emberi szükségletekkel, csoportosításuk egyik változatával.

Az egyén vonatkozásában vannak elsődleges és másodlagos szükségletek. Az emberi társadalomnak a szükségleteiről azért kell külön is áttekintést adni, mert a társadalom szükségletei bár az egyéniekre épülnek, attól mind mennyiségi, mind minőségi vonatkozásokban eltérnek.

• Az ember elsődleges szükségletei irányítják a lét- és fajfenntartás biológiai folyamatait, ezért a tudományos irodalomban ösztönszükségletként is jelölik, a szükséglet oldását szolgáló belső mozgató erőt pedig ősmotívumnak nevezik.
  Az elsődleges szükségletek csoportosítása
• A test szükségállapotai, melyekhez kapcsolódó ingerek érzékletek formájában jelennek meg: éhség, szomjúság, fáradtság, álmosság, salakanyagürítési inger.
• Az életet közvetlenül veszélyeztető mozzanat eredményezi a fájdalomingert, a külső hőmérséklet nagymértékű megváltozása következtében megjelenő szükségállapotot (megégés, megfagyás), valamilyen üldözőnek, vagy nagy tömegű test közelítésének következtében fellépő ijedtséget, félelmet.
• A fajfenntartáshoz és az utógondozáshoz kapcsolódó szükségletek, illetve a kapcsolódó ingerek, érzékletek.

• A másodlagos szükségletek az emberi társadalom létformájában alakulnak ki, feloldásukat jellegzetesen emberi motívumok indítják el.
  Az ember gondolkodik a fogalomalkotás segítségével, dolgozik, munkát végez saját létének, energiaszükségletének biztosítása érdekében, s hogy meg tudjon küzdeni az akadályokkal társakat keres és hív. A három emberi tényező elválaszthatatlan, feltételezi egymást. A tényezőket a kommunikáció kapcsolja össze.
• Az ember saját magát és környezetét fokozatosan, egyre jobban megismeri. A megismerési folyamatokban felgyűlt tapasztalati anyag az emlékezésen, a képzeleten, a gondolaton, a felismerésen át a tudásig juttatja el az embert. Így az eredetileg elsődleges, ösztönszükségletek tudatosulnak: a tudat előre jelzi megjelenésüket akkor is, ha a szükségállapot még nem áll fenn. Pl. tudom, hogy holnap is éhes, szomjas leszek, vagy mozgó jármű elől kitérek stb.
• Az elsődleges szükségletek kielégítésének a módja maga is szükségletté válik a társadalmi gyakorlatban. Ennek bizonyítására egy ellentét-példa látszik alkalmasnak: az éhhalál szélén lévő ember számára mindegy, hogy a birtokba vett kenyérdarab friss vagy száraz, egy darabban van vagy szeletekben, a földről veszi-e fel vagy be van csomagolva, sós vagy sótlan - azonnal enni, sőt falni, marni kezdi nem törődve azzal, hogy látja-e valaki? Elképzelhetetlen számunkra, hogy bárki így fogyasztaná el egy családi ünnepi vacsorán a gyönyörű díszítésekkel, kívánatosan felkínált ételeket. (Számtalan hasonló példapárt találunk mindegyik ösztönszükséglet kielégítési módjánál.)

• Az ember szabadság-szükséglete egyaránt kiterjed a korlátlan, szabad mozgás biológiai és a gondolkodás szabadságának (a szellemi szabadságnak) pszichológiai igényére. A szabadság-szükséglet kielégítésének korlátozása mindkét vonatkozásban a személyiség különböző mértékű károsodását vonhatja maga után. Nem véletlen, hogy a társadalom a szabad mozgás fizikai korlátozásával büntet (börtön, fegyház, magánzárka), s a hatalom gyakran sorompókat állít a vele szemben kifejeződő gondolatoknak (cenzúra, könyvégetések, az elhallgattatás különféle módjai).
• Az új értékeket teremtő munkavégzés szükséglete az emberi élet feltétele, de értelme is. Ebben a kettős vonatkozásban válik a társadalmasult emberre jellemző szükségletté. Jellemzi a céltudatosság, az előre elképzelt eredmény érdekében kifejtett cselekvés (l. később!). Nagyobb gyermekek játékai között és a sportban is megtalálható munkavégzési szükséglet és cselekvés azt mutatja, hogy az ember sokféle motívációja kapcsolódik hozzá. A munkavégzés igen sok szükségletfajta kielégítéséhez kötődik közvetlenül, legalábbis a feltételek megteremtésében.
• A megismerés szükséglete, a kíváncsiság, a tudásszomj szintén a gondolkodó ember sajátja. Az emberréválás folyamatában létfontosságú a megismerés, mert az életet veszélyeztető dolgokat, jelenségeket csak így lehetett elkerülni, kivédeni. Jelenünkben a puszta (látszólag cél nélküli) megismerés is szükségletté vált. Nagyrészt szellemi tevékenységre való belső késztetés van jelen a különböző játékokban, vetélkedőkben, sakkban, kártyázásban stb.
• A társas érintkezés (interakció), az embertársakkal való kapcsolatteremtés (kommunikáció) belső késztetése, szükséglete egyszerre jelent önálló igényt és mindenfajta szükséglet kielégítésének eszközét. Önálló igényként jelenik meg a beszéd, a beszélgetés, a társalgás folyamataiban, sokszor a cél nem több (úgy is mondhatnánk, hogy nem kevesebb!), mint a jó közérzet, jó hangulat biztosítása. Mindenesetre a felnövekvő és egyre inkább szocializálódó (társadalmi lénnyé váló) embert fokozatosan erősödő szükséglet jellemzi a társas érintkezés iránt.
• A szükségletek kielégítésének módjai, lefolyása mellett szükségletté válik a feltételekként szereplő tárgyak, anyagok, eszközök (pl. munkaeszközök) megszerzése, birtoklása, tárolása, előállítása, megóvása stb.

• Végül minden eddig felsorolt szükségletet egybefoglal a kulturált élet szükséglete, mely egyaránt függ a társadalom fejlettségi állapotától, s az egyén személyiségének jellemzőitől (l. később!). Az embernek igen sokféle tápláléka van, azt sokféleképpen fogyasztja, különböző házakban lakik, változatosan öltözködik, különböző módon állítja elő munkaeszközeit. Válogat a könyvekben, melyekből ismereteit, tudását gyarapítja, különbözőképpen alakítja párkapcsolatait, s alapít családot. Ez a sokféleség azonos korban, korszakban is megmutatkozik. De sokféle csak a korszak lehetőségein belül lehet. Az ősember varázslatai mellett nem jelenthetett alternatívát a föld termőerejét növelő műtrágyázás, vagy a párducbőr öltözék mellett a selyem.

• A társadalom kommunikációs rendszereinek éppúgy szükséglet-indítéka van, mint az egyén kommunikációs gyakorlatának.

• A társadalmat szervező rendezőelvet, szempont-rendszert mindenkinek meg kell ismernie, el kell fogadnia. Ezt szolgálják az oktatási, nevelési rendszerek, valamint a tömegkommunikáció is.
• A társadalmat fenntartó munka- és gazdasági szervezetek, intézmények zavartalan működését biztosítja a jogrendszer (a jogalkotástól az igazságszolgáltatáson át az ítéletvégrehajtásig, egyéb jogalkalmazó fórumokig).
• A társadalom irányításában jelenlévő hatalmi tényező számára nélkülözhetetlen a tömegkommunikáció, az egyéni és társadalmi érdekek közelítésére képes szociális háló és az erőszakszervezetek.
• A társadalomnak a fennmaradás biztosítása mellett saját fejlődését (jövőjét) is biztosítani kell minden tekintetben. A gazdaság, a kultúra, a társadalmi viszonyok fejlesztéséhez kisebb-nagyobb embercsoportok összehangolt tevékenysége, közös célok érdekében történő közös cselekvése kell. E folyamatok megszervezését és irányítását a legkülönfélébb társadalmi kommunikációs rendszerek látják el a tudományos kutató intézmények-től az államigazgatás-ig, de még a reklám-nak, a propaganda szervezetek-nek is szerepük van.

Összefoglalva: mind az egyes ember, mind a társadalom léte függ kommunikációs rendszerének hatékonyságától.

A kommunikációs cselekvés

A kommunikációs cselekvésig elvezető belső (személyiségen belüli) pszichológiai folyamat ismerete feltétlenül szükséges ahhoz, hogy kommunikációs képességeinket fejleszteni tudjuk.

• A szükségállapot, illetve a szükséglet tudatosulását követő késztetés az emlékezés, a képzelet, a gondolkodás folyamatait indítja el, melynek eredményeképp célkép, céltudat, célkitűzés jön létre. Ez szabja meg a cselekvés további előkészítését. A cél elérését óhaj, kívánság előzi meg, amely a cselekvéshez erőforrást jelentő pozitív érzelemmel jár.
• Megfogalmazódik a cselekvés gondolata. A cselekvéshez azonban biztosítani kell a célravezető és megvalósítható feltételek-et. Ez mind-mind részcélkitűzéseket és sokszínű, változatos kommunikációt igényel. (Gondoljunk csak arra a helyzetre, amikor meg akarok szerezni pl. egy márkás fényképezőgépet, amit éppen most nem lehet kapni, s még pénzem sincs rá.)
• A folyamat harmadik - befejező - szakaszában meghatározó szerepe az akarat-nak van, mely a cselekvés előkészítése után a végső energiaösszpontosítást jelenti a cselekvés végrehajtásához. Végülis lezajlik maga a cselekvés.

A szükséglet keletkezését kísérő késztető motívumok soha nem egyenként, hanem mindig csoportosan játszanak szerepet a cselekvés előkészítésében. A motívumok egymáshoz viszonyított erejétől függ már a cselekvés elhatározása is. A heterogén és homogén motívumok harca dönti el a motívációs bázis kialakulását, a cselekvéshez elég erős motívum kiválasztódását.

Az elhatározás és a megvalósítás ereje nagy mértékben meghatározza a kommunikáció sikerét. Gyenge akaratú ember személyes kommunikációját bizonytalanság, homályos tartalom, a visszajelzés elmaradása stb. jellemzi.

A kommunikációs igény (cél) és a cselekvés megvalósításához szükséges képesség (szubjektív és objektív feltételek) harmónikus kapcsolódása eredményezi a sikeres kapcsolatteremtést. Ez egyéni és társadalmi vonatkozásban egyaránt igaz. Az igény és a képesség harmóniájához az egyénnek is és a társadalomnak is érdeke fűződik. Ebben az összefüggésben a félreismert vagy vélt érdek a kommunikációs csatornában többé vagy kevésbé "zaj" forrása lehet, késleltetheti vagy meg is akadályozhatja a kapcsolat létrejöttét, az üzenet továbbjutását.

(Az érdek általános meghatározása: az érdek valamilyen szükséglet kielégítése szempontjából hasznos, fontos dolgok vagy ismeretek megszerzésére, előnyök biztosítására irányuló igény.)

A személyes kommunikációban az igény és a képesség harmonikus kapcsolatát leginkább elősegítik a következők:

• Az igény tudatosultságának a foka, a spontán kommunikációs cselekvések, kedvezőtlen kommunikációs szokások visszaszorítása.
• Adott időben és szituációban tudni kell előre mérlegelni a kommunikáció várható és lehetséges érzelmi hatásait.
• Jól kell tudni megválasztani, s ha szükséges kommunikáció közben megváltoztatni a kommunikáció szituációját.
• Fontos a kommunikációs partner minél reálisabb és minél mélyebb ismerete. (Első találkozás esetén az első benyomás pozitív és negatív tényezőinek felhasználása.)
• Fel kell készülni a visszajelzés tartalmára, tartalmi variánsaira.